Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Führung prüfungsrelevanter Entgeltunterlagen für alle Arbeitgeber verbindlich.
Arbeitgeber sollten daher spätestens jetzt sicherstellen, dass die erforderlichen Unterlagen ihrer Beschäftigten vollständig und strukturiert elektronisch geführt werden. Ein bloßes scannen und ablegen in einem elektronischen Ordner reicht hier nicht aus.
Für die Verpflichtung zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen nach § 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) galt bis zum 31.12.2026 noch eine Übergangsfrist. Ab dem 1. Januar 2027 entfällt diese Übergangsregelung vollständig.
Welche Unterlagen sind betroffen?
Beispiele für elektronisch vorzuhaltenden Unterlagen:
- Nachweise zur Versicherungsfreiheit oder Versicherungspflicht,
- Schul- und Immatrikulationsbescheinigungen,
- Unterlagen zu geringfügig oder kurzfristig Beschäftigten,
- Nachweise im Zusammenhang mit Entsendungen, z. B. A1-Bescheinigungen,
- relevante Erklärungen und Nachweise der Beschäftigten,
- Arbeitsverträge und lohnrelevante Vertragsänderungen sowie
- weitere Unterlagen, die für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Die Unterlagen müssen vollständig, nachvollziehbar und dem jeweiligen Beschäftigten eindeutig zugeordnet elektronisch vorgehalten werden. Hintergrund ist insbesondere die elektronische Unterstützung der Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung.
Nutzer unseres LohnCenters sind bereits bestens vorbereitet
Als Lohnbuchhaltungsmandat nutzen Sie bereits HSF-Connect/LohnCenter. Damit archivieren wir bereits heute alle von Ihnen hierüber eingereichten Unterlagen elektronisch.
Um künftig die relevanten Entgeltunterlagen auch BVV-konform bei uns zu archivieren, bieten wir Ihnen die das Zusatzmodul „Digitale Entgeltunterlagen“. Damit erhalten Sie eine:
- automatisierte elektronische Ablage der Entgeltunterlagen,
- strukturiert und BVV-konform,
- personenbezogen im Personalstamm,
- jederzeit für Sie im Zugriff.
Die Übermittlung können Sie wahlweise über das LohnCenter oder die praktische LohnBox/Chef erledigen. Wenn Sie von diesem Service profitieren möchten, teilen Sie uns dies bitte mit. Hierzu erhalten Sie als Lohnmandat im Laufe des Oktober eine gesonderte Email.
Mehr dazu lesen Sie hier
Wichtig: Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber
Auch wenn die laufende Lohnabrechnung durch unsere Kanzlei erfolgt, bleiben Sie als Arbeitgeber grundsätzlich dafür verantwortlich, dass uns sämtliche relevanten Unterlagen und Änderungen vollständig und rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden.
Wir empfehlen daher, spätestens zum Jahreswechsel 2026/2027 darauf zu achten, lohnrelevante Unterlagen nicht mehr in Papierform aufzubewahren oder per Mail zu übermitteln, sondern hierfür konsequent die vorgesehenen digitalen Prozesse zu nutzen. Damit sind Sie für die Anforderungen ab 2027 optimal vorbereitet und sorgen gleichzeitig für einen sicheren und effizienten Informationsaustausch mit uns.
Sollten Sie noch Fragen zur Nutzung des LohnCenter oder der LohnBox/Chef haben, sprechen Sie uns gerne darauf an.