E-Rechnung: Jetzt wird sie unverzichtbar
Die E-Rechnung ist längst keine Zukunftsmusik mehr. Seit dem 1. Januar 2025 ist sie bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich der gesetzlich vorgesehene Rechnungsstandard. Noch profitieren Unternehmer von Übergangsregelungen. Diese sollten jedoch nicht darüber hinwegtäuschen: Die Umstellung auf die E-Rechnung ist bereits Realität und sollte jetzt organisatorisch und technisch umgesetzt sein.
Besonders wichtig: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmer bereits in der Lage sein, E- Rechnungen zu empfangen. Ab dem 1. Januar 2027 endet für viele Unternehmer zudem die allgemeine Übergangsregelung für die Ausstellung von Rechnungen.
Nur für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027.
Aber: wir raten von davon ab, diese Übergangsregelung anzuwenden – denn der Rechnungsempfänger muss dem auch zustimmen und die Rechnung in Papier oder PDF noch annehmen. Haben Sie als Unternehmer einen Rechnungsempfänger, der dies ablehnt, bleibt nur die Umstellung.
Damit wird die E-Rechnung für viele Unternehmer ab 2027 endgültig zum Pflichtbestandteil des Rechnungswesens.
Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung
Eine häufige Fehlvorstellung sollte dabei ausgeräumt werden: Eine per E-Mail versandte PDF-Datei ist seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Typische zulässige Formate sind beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD.
Das bedeutet: Es reicht nicht aus, eine bisherige Papierrechnung einfach als PDF zu speichern und per E-Mail zu versenden. Die Rechnungsprozesse müssen vielmehr so gestaltet sein, dass strukturierte Rechnungsdaten erzeugt, übermittelt, empfangen, verarbeitet und ordnungsgemäß archiviert werden können.
Vorsicht bei Formatfehlern – hier kann es um den Vorsteuerabzug gehen
Besondere Aufmerksamkeit verdient die technische Qualität einer E-Rechnung.
Eine Datei mit einem Formatfehler ist keine E-Rechnung. Das BMF stellt ausdrücklich klar, dass eine Datei, die aufgrund von Formatfehlern die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format nicht erfüllt, als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format einzustufen ist. Dabei kommt es nicht darauf an, wie schwerwiegend oder welcher Art der Formatfehler ist.
Das kann für den Rechnungsempfänger unmittelbar steuerliche Folgen haben:
Ist die Rechnung aufgrund des Fehlers nicht ordnungsgemäß, kann die Vorsteuer daraus nicht abgezogen werden. Die Rechnung muss zunächst berichtigt werden. Erst mit einer ordnungsgemäßen Rechnung ist der Vorsteuerabzug möglich. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass stellt ausdrücklich klar, dass eine nicht ordnungsgemäße Rechnung zu berichtigen ist, um das Recht auf Vorsteuerabzug zu eröffnen.
Dabei ist zwischen einem technischen Formatfehler und einem inhaltlichen Fehler zu unterscheiden. Nicht jeder Fehler in einer E-Rechnung führt automatisch zum Verlust des Vorsteuerabzugs. Entscheidend ist, ob die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung erfüllt sind. E-Rechnungen sollten bereits beim Erstellen und möglichst auch beim Empfang technisch validiert werden. Eine Validierung kann Format und bestimmte Inhaltsfehler frühzeitig erkennen und verhindert, dass fehlerhafte Rechnungen unbemerkt in die Buchhaltung gelangen.
Die E-Rechnung muss unverändert aufbewahrt werden
Mit der E-Rechnung verändert sich auch die Art und Weise, wie Rechnungen archiviert werden.
Eine E-Rechnung darf nicht einfach nach dem Motto „öffnen, ausdrucken und PDF ablegen“ behandelt werden. Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss in seiner ursprünglichen Form unversehrt aufbewahrt werden. Die ursprünglichen elektronischen Rechnungsdaten müssen also erhalten bleiben.
Das ist insbesondere deshalb wichtig, weil die XML-Daten den eigentlichen strukturierten Rechnungsdatensatz enthalten. Wird beispielsweise nur eine daraus erzeugte PDF-Darstellung gespeichert, kann der für die E-Rechnung maßgebliche strukturierte Datensatz verloren gehen.
Die Aufbewahrung muss zudem den Anforderungen der GoBD entsprechen. Entscheidend ist daher, dass die gespeicherten Rechnungsdaten gegen nachträgliche, unbemerkte Veränderungen geschützt sind und jederzeit nachvollziehbar bleibt, wie die Rechnung ursprünglich eingegangen beziehungsweise versendet wurde.
Für Unternehmer bedeutet das: E-Rechnung und Archivierung gehören zusammen. Es genügt nicht, eine E-Rechnung empfangen zu können. Auch die anschließende Speicherung muss so organisiert sein, dass die Originaldaten erhalten bleiben und ihre Unversehrtheit nachvollziehbar sichergestellt ist.
Dauerrechnungen: Nicht jeden Monat eine neue E-Rechnung
Eine häufige Frage betrifft sogenannte Dauerrechnungen. Typische Beispiele sind Miet- und Pachtverhältnisse, Leasingverträge, Wartungsverträge oder andere Dauerschuldverhältnisse, bei denen regelmäßig wiederkehrende Leistungen abgerechnet werden.
Hier hat der Gesetzgeber bzw. die Finanzverwaltung eine praktische Vereinfachung vorgesehen:
Besteht eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung, muss bei einem Dauerschuldverhältnis nicht für jeden einzelnen Abrechnungszeitraum eine neue E-Rechnung ausgestellt werden.
Es reicht grundsätzlich aus, einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung auszustellen. Der zugrunde liegende Vertrag kann dabei als Anhang in die E-Rechnung aufgenommen werden. Alternativ muss sich aus dem Inhalt der E-Rechnung eindeutig ergeben, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Die Vereinfachung gilt allerdings nicht uneingeschränkt. Ändern sich die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben, muss die Dauerrechnung entsprechend angepasst werden.
Das kann beispielsweise bei einer Mieterhöhung, einer Änderung des Steuersatzes oder einer sonstigen Änderung der für die Rechnung relevanten Angaben der Fall sein. Dann muss die ursprüngliche E-Rechnung berichtigt oder eine neue E-Rechnung ausgestellt werden.
Für Unternehmer bedeutet dies in der Praxis: Auch bei Dauerrechnungen sollte regelmäßig geprüft werden, ob sich die zugrunde liegenden Rechnungsdaten geändert haben.
Besonders wichtig für bestehende Dauerrechnungen
Eine wichtige Übergangsregelung dürfte für viele Unternehmer besonders interessant sein:
Wurde eine Dauerrechnung bereits vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung (beispielsweise auf Papier oder als PDF-Rechnung) ausgestellt, muss allein wegen des Endes der allgemeinen Übergangsfrist nicht zusätzlich eine E-Rechnung erstellt werden.
Voraussetzung ist, dass sich die maßgeblichen Rechnungsangaben nicht ändern und die bisherige Dauerrechnung zulässigerweise als sonstige Rechnung ausgestellt werden durfte.
Das bedeutet: Bestehende Dauerrechnungen müssen nicht automatisch zum 1. Januar 2027 komplett neu als E-Rechnung ausgestellt werden. Bei einer Änderung der Rechnungsangaben kann sich die Situation jedoch ändern. Unternehmer sollten daher ihre bestehenden Dauerschuldverhältnisse insbesondere dann überprüfen, wenn Vertragsänderungen, Preisanpassungen oder Änderungen der umsatzsteuerlich relevanten Angaben vorgenommen werden.