Durch die Änderungen im Nachweisgesetz ist es in vielen Fällen inzwischen möglich, die wesentlichen Arbeitsbedingungen in Textform (§ 126b BGB), also etwa per E-Mail oder als elektronisches Dokument, mitzuteilen. Eine eigenhändige Unterschrift ist damit nicht mehr zwingend erforderlich.
In der Praxis sind Vertragsmuster und Onboarding-Prozesse jedoch häufig noch nicht angepasst oder digitale Lösungen wurden eingeführt, ohne die gesetzlichen Anforderungen vollständig zu beachten. Voraussetzung für die elektronische Übermittlung ist insbesondere, dass das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich, speicherbar und ausdruckbar ist. In bestimmten Branchen – insbesondere in den nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz besonders kontrollierten Branchen wie Bau, Gastronomie oder Gebäudereinigung – bleibt weiterhin die Schriftform erforderlich.
Da Verstöße gegen das Nachweisgesetz bußgeldbewehrt sind, empfehlen wir Arbeitgebern, ihre Arbeitsvertragsmuster und internen Abläufe regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.
Wir empfehlen Arbeitgebern, die Arbeitsvertragsmuster sowie die internen Onboarding-Prozesse regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls an die aktuellen gesetzlichen Rahmenbedingungen anzupassen. Gerade im Zuge zunehmender Digitalisierung bietet sich hier die Gelegenheit, Prozesse rechtssicher und zugleich effizient zu gestalten.