Elektronische Entgeltunterlagen

Ergänzende Unterlagen zu den Entgeltunterlagen sind grundsätzlich bereits seit dem 1.1.2022 in elektronischer Form zu führen. Die Speicherung der Unterlagen soll in analoger Anwendung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfolgen, soweit keine abweichenden Bestimmungen im Bereich der Sozialversicherung dem entgegenstehen. Erlaubt sind hierbei PDF-Dateien und Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff.

Der Hintergrund ist die Digitalisierung der Betriebsprüfung.

Sie als Arbeitgeber sind damit verpflichtet, diese Entgeltunterlagen entsprechend digital vorzuhalten und die GOBD Anforderungen einzuhalten. Damit ist eine Ablage auf dem PC / Netzlaufwerk oder sonstigen Datenspeicher nicht ausreichend.

Zu den elektronisch zu führenden Entgeltunterlagen gehören gem. § 8 Abs. 2 BVV unter anderem:

  • Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei Minijobbern,
  • Erklärungen kurzfristig Beschäftigter über weitere kurzfristige Beschäftigungen,
  • Bescheide von Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht,
  • Nachweis Elterneigenschaft.

 

Erhalten Sie als Arbeitgeber Unterlagen in Papierform, ist das Dokument in die elektronische Form zu überführen.

Dabei kann die Überführung mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur versehen. Bei einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur wird die elektronische Signatur mit einem einmaligen Signaturschlüssel erstellt. Die fortgeschrittene Signatur ist technisch ein Software-Zertifikat. Im Unterschied zu einer qualifizierten elektronischen Signatur sind keine Signaturkarte und kein Kartenlesegerät notwendig.

Nach vollständiger Übernahme in elektronischer Form können die schriftlichen Entgeltunterlagen vernichtet werden.

Ohne fortgeschrittene Signatur in die elektronische Form, muss das Originaldokument zusätzlich in Papierform zu den Lohnakten genommen werden.

 

Die Entgeltunterlagen sind mit einem sprechenden Namen zu versehen, um bei später eine einfache Zuordnung gewährleisten zu können. Der Dateiname darf max. 64 Zeichen umfassen. Unseren Mandanten bieten wir die Digitale Personalakte Kompat an. Mit dieser können Sie die Anforderungen sicherstellen. Sprechen Sie uns gerne hierzu an.

 

 

Eine formlose Befreiung bis 2026 ist zwar noch möglich. Wir empfehlen aber, bereits jetzt mit der Vorhaltung der elektronischen Entgeltunterlagen zu beginnen und nicht bis zum letzten Moment zu warten.