Lohnbuchhaltung erfolgreich auslagern
Wenn die interne Lohnbuchhaltung personell knapp besetzt ist oder eine erfahrene Fachkraft ausfällt, wird die monatliche Abrechnung schnell zum betrieblichen Risiko. Fristen, Meldungen und Abrechnungsläufe müssen auch bei Krankheit, Urlaub oder Personalwechsel zuverlässig funktionieren.
HSF übernimmt Ihre laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung und richtet die Zusammenarbeit so ein, dass Ihre Personalabteilung jederzeit den Überblick behält. Die Datenübermittlung, Prüfung und Freigabe erfolgen digital in unserem LohnCenter über HSF-Connect.
Unser Outsourcing-Modell richtet sich insbesondere an mittelständische Unternehmen mit eigener Personalverwaltung und regelmäßigem Abrechnungsvolumen – typischerweise ab etwa 50 Beschäftigten.
Erfolgreiches Lohn-Outsourcing beginnt vor der ersten Abrechnung
Die Lohnabrechnung an einen externen Dienstleister zu übertragen, genügt allein noch nicht. Damit das Outsourcing reibungslos funktioniert, müssen zunächst die lohnabrechnungsrelevanten Prozesse im Unternehmen betrachtet und erforderlichenfalls angepasst werden.
Weitere Infos
Es muss sichergestellt sein, dass jeder abrechnungsrelevante Sachverhalt vollständig dokumentiert, rechtzeitig übermittelt und lohnsteuerlich sowie sozialversicherungsrechtlich zutreffend eingeordnet wird. Fehler oder fehlende Informationen wirken sich unmittelbar auf die Abrechnung aus – und damit häufig auch auf das Vertrauen und die Zufriedenheit der Beschäftigten.
Besondere Aufmerksamkeit erfordern unter anderem:
- Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Überstunden und Zuschläge bei Stundenlohnempfängern,
- Sachbezüge, Gutscheine und sonstige Zusatzleistungen,
- Geschenke und Aufmerksamkeiten an Beschäftigte,
- Betriebsveranstaltungen einschließlich Begleitpersonen und externer Gäste,
- Reisekosten und Auslagenersatz,
- Einmalzahlungen, Prämien und Sondervergütungen sowie
- Geschenke und andere Zuwendungen an Geschäftspartner oder sonstige Dritte.
Viele dieser Sachverhalte entstehen nicht unmittelbar in der Personalabteilung. Deshalb müssen auch die Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung, zur Zeiterfassung, zum Einkauf und zu den verantwortlichen Führungskräften in den Prozess einbezogen werden.
Vor der Übernahme Ihrer Lohnabrechnung prüfen wir gemeinsam mit Ihnen die bestehenden Abläufe, Zuständigkeiten, Meldewege und Fristen. Anschließend legen wir fest, welche Informationen von wem, zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form bereitgestellt, geprüft und freigegeben werden.
So entsteht kein schwer durchschaubarer externer Abrechnungslauf, sondern ein klar geregelter und verlässlicher Prozess.
Mehr als eine standardisierte Lohnabrechnung
Wir sind kein reiner Abrechnungsanbieter.
Als Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei verbinden wir die laufende Entgeltabrechnung mit lohnsteuerlicher, sozialversicherungsrechtlicher und arbeitsrechtlicher Beratung. Auch bei Prüfungen, Sonderfällen und komplexeren Beschäftigungsverhältnissen stehen Ihnen feste Ansprechpartner zur Verfügung.
→ Nutzen Sie jetzt die Gelegenheit und besprechen Sie mit uns die Auslagerung der Lohnbuchhaltung zum 1.1.2027.
So arbeiten wir in der Lohnbuchhaltung mit Ihnen zusammen
Arbeitgeber übermitteln uns die monatlichen Abrechnungsdaten digital über das LohnCenter. Arbeitnehmer können bestimmte Angaben – beispielsweise Krankmeldungen oder Reisekostenabrechnungen – unmittelbar über die LohnBox erfassen.
Wir verarbeiten die bereitgestellten Daten und stellen Ihnen zunächst die Probeabrechnungen zur Prüfung und Freigabe bereit. Anschließend erstellen wir die endgültigen Lohn- und Gehaltsabrechnungen und übermitteln die erforderlichen Meldungen an Sozialversicherung und Finanzverwaltung.
Unsere Leistungen im Überblick
- zuverlässige monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- digitale Übermittlung der Abrechnungsdaten über HSF-Connect
- digitale Monatsmeldungen über das LohnCenter
- Online-Krankmeldungen und Reisekostenabrechnungen über die LohnBox
- Bereitstellung von Probeabrechnungen zur Prüfung und Freigabe
- digitale Bereitstellung der Lohnabrechnungen und Jahresbescheinigungen im Personalportal
- gesetzlich erforderliche Meldungen an Sozialversicherung und Finanzverwaltung
- Bereitstellung von Lohnbuchungsdaten für die Finanzbuchhaltung
- Begleitung bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen
- arbeitsrechtliche Beratung für Arbeitgeber
Häufige Fragen zur Zusammenarbeit (FAQ)
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Telefon: | Fax: | beratung@hsf-rechtundsteuern.de